בשנים האחרונות, כחלק מהמעבר לעידן הדיגיטלי, אנו יכולים לראות עלייה חדה בקרב בתי עסק שמבקשים להתחבר על מערכות דיגיטליות מתקדמות כמו קופות ממוחשבות ושעוני נוכחות אוטומטיים.
מערכות אלו מהווים כיום נדבך חשוב במערכת הניהול הכללית של כל בית עסק. אם בעבר קופה ממוחשבת לא הייתה אלא קופה רושמת שמספקת קבלות ללקוח ודו"ח לקוני עבור מס הכנסה, כיום המצב שונה לגמרי. קופה ממוחשבת מהווה את המנוע שמאחורי העסק ואילו המושג קופה רושמת הפך לנחלת העבר.
היתרונות של קופות ממוחשבות
ידוע כי קופות ממוחשבות מכילות אין ספור אלמנטים אשר מסייעים לנו בניהול השוטף של בית העסק. להלן כמה מהם:
- הקופות מבוססות ברובן על מערכת ההפעלה חלונות, מה שהופך אותן למוכרות, קלות ללמידה וידידותיות למשתמש
- ישנן קופות ממוחשבות שמגיעות עם מסך טאצ' נוח, וישנן קופות אשר מגיעות עם מקלדות מובנות וקלות לתפעול, כמו אלו שנמצאות בסופרמרקט
- מסכי התצוגה ניחנים בעיצוב נקי אשר מאפשר לעובד להבין בקלות היכן נמצא כל אלמנט ולתפעל את הקופה במהירות רבה
כמו כן, קופות רושמות ממוחשבות מתקדמות מציעות מערכות ניהול מתוחכמות ורב גוניות כמו:
- ניהול מלאי רשתי ? חיבור לקופות אחרות ברשת ועדכון בזמן אמת לגבי הימצאות פריט מסוים בסניף אחר
- ניהול קטלוגי של פריטים
- מערכות תגמולים
- קשר מקוון למערכות של חברות האשראי ? אישור או דחיית תשלום באמצעות כרטיסי אשראי תוך שניות
- פתיחת מועדון לקוחות עם הטבות ללקוח מובנות בתוך המערכת
- סביבת עבודה מותאמת אישית: כל עובד יכול ליצור לעצמו קיצורי דרך מועדפים במסך הפתיחה
- זיהוי העובד: כל מהלך שהקופה מבצעת נשמר תחת פעילות העובד אשר ביצע אותה
- ניהול דו"חות: יכולת התאמה אישית לכל סוגי הדו"חות שבית העסק צריך להנפיק
- גיבוי נתונים: המידע נשאר מעודכן ומגובה תמיד באמצעות שרתי גיבוי
שעון נוכחות: הלב של העסק
לצד קופות ממוחשבות, אמצעי נוסף אשר בשנים האחרונות השתכלל עד לידי הפיכה למערכת ניהול לכל דבר ועניין הוא שעון נוכחות. בעבר, שעון נוכחות עובדים סיפק מידע לקוני בלבד לגבי זמן הכניסה, היציאה, וההפסקה של כל עובד. לא עוד. כיום שעוני נוכחות מהווים מערכות ניהול דינמיות ויעילות מאין כמוהן, לצד אמצעי אבטחה חיוני בכל בית עסק.
התפקוד הבסיסי של שעון נוכחות הינו ניהול שעות העבודה. שעון נוכחות עובדים מפיק דו"חות מקיפים על שעות העבודה של כל עובד ועובד, תוך שקלול איחורים והיעדרויות אל תוך דו"ח השעות הסופי.
להלן הסוגים המתקדמים של שעוני נוכחות כיום:
- כרטיס אלקטרוני: כל עובד מקבל כרטיס אשר אותו הוא מחתים בתחילה ובסוף יום עבודה. שעון זה מותקן בכניסה למקום העבודה ומהווה גם פתרון אבטחה ? רק מחזיק הכרטיס מורשה להיכנס
- שעון נוכחות באמצעות האינטרנט: מאפשר ניהול עובדים מרחוק. כל עובד נכנס לרשת ומקליד את הקוד שלו בתחילה ובסיום עבודתו. מצוין עבור ניהול צוות העובד מהבית
- שעון נוכחות ביומטרי: המתקדם ביותר. זיהוי באמצעות טביעת אצבע, מחייב את העובד להיות נוכח בעצמו, מונע "גניבת שעות" בקרב העובדים
- שעון נוכחות באמצעות קופות ממוחשבות: מיועד בעיקר לקופאים, שמקלידים את תחילת עבודתם בקופה.
