כל עסק שמתפתח ומתחיל להעסיק עובדים נתקל בסוגיה: האם לסמוך על העובדים שיגיעו בשעה הראויה? שיצאו בזמן המתאים ולא יקדימו רק בשל העובדה שהבוס חולה ולא הגיע באותו היום לעבודה? למרות שכולנו מחפשים את העובדים הראויים וכאשר סינונים, מיונים וראיונות קבלה לכל מקום עבודה נועדו על מנת לאתר עובדים לא ישרים, שהעבודה לא בראש מעיניהם. תמיד נותרת בליבנו השאלה: האם העובדים נמצאים במקומם ונותנים את מכסת שעות העבודה עליה התחייבו בחוזה.
מזה עשרות שנים מוכר לנו שעון הנוכחות הישן והטוב. שעון הנוכחות שאנו מכירים ובבודאי גם הורנו הינו שעון נוכחות פשוט הקורא כרטיס מגנטי ומזהה את בעליו. בדרך זו נרשמת כניסה או יציאה במערכת ואנו מקבלים דיווח - פלט נייר של תוכנה האוספת את זמני העברות הכרטיס. שעוני הנוכחות של פעם כדוגמת השעון הזה אך לא רק היו מסובכים להפעלה ולא אמינים. מדוע? שעוני נוכחות נמצאים במשרד במקום מרכזי - מקום הנגיש לעובדים שאינו ממודר בדר?כ. ממנו יוצאים כבלי חשמל, וכבלי מידע המעבירים את המידע למחשב מיוחד לצורך פעולת איסוף הנתונים. ציוד זה כבד,מיושן, התקנתו יקרה למדי כמו גם עלויות הביטוח להחזקתו. אמינותו של הקורא תלויה בכרטיס אשר לעיתים מתיישן, נקרע או נשרט באזור הפס המגנטי. סוגיה אחרת בעניין שעוני נוכחות כרטיס מגנטי סטנדרטיים הינו נושא אמינות עובדים. למרות שזהו בדיוק הבעיה ששעון נוכחות זה בא לפתור אין לנו אפשרות לדעת אם לא היה זה עובד אחר אשר העביר כרטיס בשם חברו לעבודה.
שעוני נוכחות בארגונים אינם שעוני נוכחות פשוטים ובדר?כ מתקיימים בד בבד עם תוכנה פנימית לחישוב שכר. אלו מתחלקים מבחינה פונקציונלית לשני חלקים. החלק הראשון אמון על איסוף שעות העבודה פר עובד והחלק השני פועל לטובת חישוב שעות (סכימה חודשית) וחישוב שכר לטובת הפלט המתבקש בתלות המשכורת. בעוד שבמקומות עבודה קטנים ישנו צורך ברור בבקרה על כניסה ויציאת העובדים ממקום העסק, במקומות גדולים הבקרה אינה יכולה להיות ויזואלית היות ומבחינת כמות העובדים לא שמים לב לעיתים שעובד אינו נמצא בעמדתו, לא הגיע או יצא מוקדם. לכן שעוני נוכחות בשילוב אלמנטים של חישוב שכר הינם הכרחיים. כיום שעוני הנוכחות פשוטים וזולים מבעבר אולם אם זאת עדיין מתוחכמים - ניתן לזהות טרנד חדש ברכישת שעונים מבוססי טביעת אצבע. אלו שעונים המוזילים את עלויות הביטוח היקרות של שעוני נוכחות ישנים ותחזוקתם פשוטה. עם זאת, מספקים אלו פתרון מקצועי לבעיית ההעדרויות של עובדים.
ממחקר שנערך לאחרונה ע?י ארגון השכר האמריקאי נמצא כי עובדים שהיו נוטים לצאת להפסקות ארוכות יותר בצהריים מקצרים את הפסקתם ונוטים לקיימה בשעות המוגדרות לה לאחר הטמעת בקרת כניסה ויציאה בעסק. כמו כן נמצא כי ישנה הסדרה ואחידות בשעות הפעילות של העובדים מזמן הטמעת השעונים. העובדים מגיעים בזמן לעבודה ולא ?מתחילים ויוצאים מוקדם? להגדרתם. אם כן, שעוני נוכחות הם חובה אירגונית ממעלה ראשונה, במידה והארגון אינו פועל כשורה בצד ניהול זמני העובדים אנו מציעים לכם לבדוק את שעון הנוכחות שברשותכם והתוכנה הנילוות לו ובחינת שדרוגם.
אסטרטגיות ניהול שעות עובדים באמצעות טכנולוגיות שעוני נוכחות ומערכות בקרת כניסה שונות, מאפשרת לכל ארגון ו/או חברה לבצע מעקב מסודר ומדוקדק על שעות הנוכחות של כלל העובדים מחד, ובכך אף חוסכת ומייעלת את הזמן והעלויות, ומאידך, תורמת להרגשתו הכללית של העובד המודע לכך שמתוגמל בעבור שעות עבודותו. בישראל קיימים מגוון טכנולוגיות שעוני נוכחות, כך שהשוק הישראלי רווי באופציות לחברות המחפשות לבחור שעון נוכחות ומערכות בקרת כניסה המתאימות לצרכיהן.